การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ
– การรวบรวมข้อมูล
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงของเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นทั้งในอดีตและในปัจจุบัน ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูล ตัวเลข ข้อมูลตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเสียง หรือ สัญลักษณ์ต่าง ๆ
การรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนสำคัญที่สุด ของการจัดการข้อมูลและสารสนเทศโดยเมื่อพิจารณาถึงประเภทข้อมูลตามแหล่งที่มาสามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม ได้แก่ ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ
– การรวบรวมข้อมูลแบบปฐมภูมิ
ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) เป็นข้อมูลที่มีการรวบรวมไว้แล้วโดยผู้อื่น
– การรวบรวมข้อมูลแบบปฐมภูมิ
ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) เป็นข้อมูลที่ผู้ใช้เก็บรวบรวมด้วยตนเอง ทำให้ได้ข้อมูลที่ตรงตามความต้องการมากที่สุด การรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ สามารถทำได้ ดังนี้
1. การสัมภาษณ์ส่วนบุคคล
ผู้สัมภาษณ์กับผู้ตอบคำถามซึ่งเป็นผู้ให้ข้อมูลโดยที่ผู้สัมภาษณ์จะเป็นผู้ถามคำถาม
2. การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์
เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความสะดวกและง่ายต่อการเข้าถึงผู้ให้ข้อมูล
3. การใช้แบบสอบถาม
เป็นการรวบรวมข้อมูลที่ผู้ตอบกรอกข้อมูลด้วยตนเองโดยถือเป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความนิยมเป็นที่แพร่หลายในปัจจุบัน
4. การสังเกต
เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลที่เป็นทางเลือกสุดท้ายในกรณีที่ไม่สามารถรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีอื่นได้ เช่น ข้อมูลพฤติกรรมของคนและของสัตว์ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นรอบตัว
สารสนเทศ (Information)
การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) หมายถึงวิธีการจัดการกับข้อมูล ซึ่งอาจเป็นการคำนวณหรือการเปรียบเทียบลักษณะต่าง ๆ เพื่อให้ข้อมูลนั้นอยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์
การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ
การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผลในยุคเริ่มต้นที่ใช้มาตั้งแต่ในอดีต อุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่ กระดาษ ลูกคิด และเครื่องคิดเลข การประมวลผลข้อมูลในลักษณะนี้เหมาะกับข้อมูลที่มีจำนวนน้อย กาคำนวณไม่ยุ่งยาก ไม่ซับซ้อน และไม่ต้องการความเร่งด่วนในการประมวลผล
การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล
การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล (Mechanical Data Processing) เป็นวิธีการ
ประมวลผลข้อมูลที่อาศัยแรงงานมนุษย์ร่วมกับเครื่องจักรกล เช่น การคำนวณด้านบัญชีด้วยเครื่องทำบัญชี (Accounting Machine)นิยมใช้กับข้อมูลที่มีจำนวนไม่มากและต้องการได้ผลลัพธ์ด้วยความเร็วระดับปานกลาง
การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลัก ซึ่งสามารถรองรับข้อมูลที่มีปริมาณมากและมีความซับซ้อน อีกทั้งการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ยังให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็ว ลำดับการประมวลผลแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้
1. การนำข้อมูลเข้า (Input) เป็นขั้นตอนการรับข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์ โดยผ่านทางหน่วยรับข้อมูล (Input Unit) เช่น การป้อนข้อมูลตัวเลขหรือตัวอักขระทางแป้นพิมพ์ การรับ
ข้อมูลเสียงจากไมโครโฟน
2. การประมวลผล (Process) เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนการนำเข้ามา
จัดการโดยผ่านกระบวนการต่าง ๆ เช่น การคำนวณ การเรียงลำดับข้อมูล การแยกประเภทข้อมูล
3. การแสดงผล (Output) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลไปใช้ประโยชน์หรือแสดงผล โดยผ่านทางหน่วยแสดงผล (Output Unit) เช่น การแสดงผลทางจอภาพ การแสดงผลทางกระดาษพิมพ์
วิธีการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
การประมวลผลแบบแบตช์ (Batch Processing)
เป็นการประมวลผลโดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงเวลาหนึ่งหรือหลายช่วงเวลา ก่อนนำข้อมูลเหล่านั้นมาประมวลผล โดยการประมวลผลจะดำเนินการตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ระบบคิดดอกเบี้ยของธนาคารทุก 3 เดือน การคิดค่าน้ำและค่าไฟฟ้าทุกสิ้นเดือน
การประมวลผลแบบอินเทอร์แอ็กทิฟ (Interactive Processing)
เป็นการประมวลผลที่ไม่ต้องรอเวลาในการเก็บรวบรวมข้อมูล โดยคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลและให้ผลลัพธ์ทันทีหลังจากได้รับข้อมูลนำเข้า เช่น การทำธุรกรรมทางการเงินด้วยเครื่องรับจ่ายเงินอัตโนมัติ (AutomaticTeller Machine: ATM) การนำคอมพิวเตอร์มา เชื่อมต่อกับเครื่องตรวจจับควันเพื่อป้องกัน ไฟไหม้ (โดยกำหนดว่า ถ้ามีควันมากและ อุณหภูมิสูงผิดปกติถือว่าเกิดไฟไหม้) ซึ่ง คอมพิวเตอร์จะต้องทำการประมวลผลอย่าง ต่อเนื่องตลอดเวลา